เป้าหมายสำคัญสำหรับผู้ผลิตสินค้าคือ การผลิตสินค้าออกสู่ตลาดให้ได้เร็วที่สุด นับตั้งแต่การออกแบบ จนสามารถนำเข้าสายพานการผลิตได้ ซึ่งแต่เดิม การทำงานจะเป็นไปทีละขั้นตอน จากฝ่ายการตลาด กำหนดรูปแบบและบทบาทของสินค้า ให้ฝ่ายออกแบบศึกษาและออกแบบทุกชิ้นส่วน จนเสร็จ จากนั้นจึงส่งข้อมูลต่อให้ ฝ่ายทำบรรจุภัณฑ์ และส่งข้อมูลขนาดของกล่องบรรจุให้ฝ่ายขนส่งทราบ การทำงานทีละขั้นตอนดังกล่าวทำให้ระบบงานล่าช้า ใช้เวลานาน ดังนั้นหาก แต่ละฝ่าย แต่ละแผนก ได้ข้อมูลที่เพียงพอกับการทำงานของตน
ฝ่ายและแผนกนั้นๆ ก็จะสามารถทำงานไปได้พร้อม ๆ กัน หากฝ่ายออกแบบสามารถกำหนด ขนาด และรูปลักษณ์ ภายนอกของตัวสินค้าได้แล้ว แม้การออกแบบ ยังไม่จบสมบูรณ์ ฝ่ายการตลาดก็สามารถนำข้อมูลนั้นไปออกแบบบรรจุภัณฑ์ ,ออกแบบโบรชัวร์ ได้พร้อมกัน หากทางฝ่ายออกแบบ และการผลิตมีการแก้ไข รูปลักษณ์ และขนาด ข้อมูลเหล่านั้นควรจะอัพเดทให้ทุก ๆ ฝ่ายที่ใช้ข้อมูล เมื่อออกแบบ เรียบร้อยพร้อมเข้าไลน์การผลิต ฝ่ายขายก็สามารถรับ order ได้ทันที ระบบดังกล่าวนี้จะทำให้องค์กรทำงานได้ตามเป้าที่ตั้งไว้แน่นอน

สิ่งสำคัญในการทำงานให้ได้ตามระบบดังกล่าว คือ การจัดระบบของข้อมูล(Data Management) ที่มีอยู่ทั้งหมด ให้เป็นหมวดหมู่ ให้ตรงกับความต้องการของ แต่ละฝ่าย เช่น ฝ่ายบริหารไม่จำเป็นต้องทราบผล การ drop test ของตัวสินค้า , ฝ่ายผลิตไม่จำเป็นต้องทราบว่าค่าขนสินค้าราคาเท่าไหร่ ฯลฯ , ต้องจัดการส่งผ่านข้อมูลต่าง ๆ ในระบบงาน (Workflow Management) เช่น มีการแก้ไข drawing และรออนุมัติ ข้อมูลนี้จะต้องไปรอที่ผู้อนุมัติ ฯลฯ

PDM ย่อมาจากคำว่า Product Data Management
วิศวกรส่วนใหญ่คิดว่า ระบบ PDM ทำงานแค่จัดเก็บและ จัดระบบข้อมูล ของตัวผลิตภัณฑ์ แต่ จริง ๆ แล้ว PDM ยังทำงานอื่น ๆ สำหรับองค์กรทั้งหมดได้อีก จุดประสงค์พิ้นฐานของ ระบบ PDM คือเพื่อ ควบคุม รายการวัสดุทั้งหมดของฝ่ายวิศวกรรม ซึ่งประกอบด้วยรายการ ชิ้นส่วน ต่าง ๆ และ ระบบย่อย ๆ ที่ประกอบกัน เช่น คอมพิวเตอร์ หนึ่งเครื่อง ประกอบด้วยชิ้นส่วนต่าง ๆ ได้แก่ เมนบอร์ด ซีพียู ฟล้อปปี้ไดรฟ์ ฮาร์ดดิสก์ เมาส์ และ อื่น ๆ ซึ่งในแต่ละองค์ประกอบก็จะมีส่วนประกอบย่อย ๆ ลงไปอีก เช่น ในเมาส์ หนึ่งตัว ประกอบด้วย ปุ่ม 2 ปุ่ม ลูกกลิ้ง แผงวงจร สายไฟ ชิ้นส่วนนอก ฝาครอบ และ อื่น ๆ

ระบบ PDM จัดเก็บข้อมูลแต่ละชิ้นส่วนไว้ใน หนึ่งรายการ ซึ่งจัดเข้าด้วยกันอย่างเป็นระบบตามการนำมาประกอบกันของผลิตภัณฑ์ หรือตามโครงสร้างผลิตภัณฑ์ (Product Structure) ในแต่ละรายการของ โครงสร้างผลิตภัณฑ์ จะประกอบด้วยข้อมูล ที่เกี่ยวกับชิ้นส่วนนั้น ๆ เช่น drawing , ไฟล์ CAD 3 มิติ , รูปภาพจริง , ผลการทดสอบทางกายภาพ ซึ่งหมายถึง ข้อมูลในหนึ่งรายการจะถูกเชื่อมโยงกับข้อมูลจากหลาย ๆ ที่

ในอุตสาหกรรมที่เติบโตเต็มที่แล้ว การวางโครงสร้างของผลิตภัณฑ์ที่ดี สามารถทำให้ รายการอุปกรณ์หลัก (master bill of material) กลายเป็นจุดเริ่มต้นของ การออกแบบทางวิศวกรรมได้ทันที เช่น การออกแบบรถยนต์ เป็นยานพาหนะซึ่งต้องมี เครื่องยนต์ เกียร์ มีล้อ 4 ล้อ ระบบกันสะเทือน ระบบหน้าปัด ที่นั่ง และอื่น ๆ ก่อนที่จะเริ่มลงมือเขียนแบบ วิศวกรจะต้องเลือกแล้วว่า จะใช้ เครื่องยนต์ 4 หรือ 6 สูบ ใช้ล้อ 14 นิ้ว หรือ 15 นิ้ว ซึ่งจะทำให้เลือก ผู้ผลิต เครื่องและ ล้อที่ต้องการได้ก่อน

การใช้ประโยชน์จาก รายการอุปกรณ์หลัก (master bill of material) สามารถใช้เพื่อ ควบคุมการเปลี่ยนแปลง ที่จะเกิดกับ ตัวผลิตภัณฑ์ หากการทดสอบ หรือ ประสบการณ์จริง บอกว่า ตัวผลิตภัณฑ์ ต้องการความแข็งแรง ทนทานมากขึ้น คำขอเปลี่ยนสเปค จะถูกเขียนและส่งเวียนไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้อง เพื่อการตรวจสอบ

เมื่อใดที่ได้รับการอนุมัติ วิศวกร จะทำการเปลี่ยนชิ้นส่วนที่มาใช้งาน ได้ทันที ซึ่งข้อมูลทุกอย่าง ที่เป็นของชิ้นที่ต้องการ ได้แก่ drawing , ไฟล์ CAD 3 มิติ , รูปภาพจริง , ผลการทดสอบทางกายภาพ ฯลฯ จะปรับปรุงให้โดยอัตโนมัติ ซึ่งส่วนนี้จะมีผลไปยัง drawing ของ ตัวผลิตภัณฑ์ ที่แสดงการประกอบ ตลอดจนภาพ และ ขนาด ต่าง ๆ ใแคตตาลอกที่ทำไว้ ด้วย Microsoft Word ด้วย

โครงสร้างฐานข้อมูล
ระบบข้อมูลใน PDM ประกอบด้วยข้อมูลต่างๆ ของเอกสารแต่ละฉบับที่มีมากมายในระบบ ซึ่งทั้งหมดนี้มีความสัมพันธ์กัน ซึ่งถูกจัดเก็บอยู่ในฐานข้อมูลแบบเชื่อมโยง ของค่ายซอฟท์แวร์ต่าง ๆ เช่น Oracle, Microsoft SQL Server, DB2 ของ IBM หรือ Informix ฐานข้อมูลแบบ เชื่อมโยงกัน จัดเก็บ ข้อมูลต่างๆ อยู่ในตาราง(table)หลาย ๆ ตาราง คล้ายๆ กับการเก็บข้อมูลของ สเปรตชีต ใน Excel ซึ่งสามารถมีหลายชีต อยู่ใน หนึ่งเวิร์คชีตหรือ หนึ่งไฟล์ ซอฟท์แวร์ฐานข้อมูลส่วนใหญ่จะเรียกใช้ table พร้อม ๆ กันหลาย table ได้ในคราวเดียว โดย table ต่าง ๆ จะถูกเชื่อมโยงกันด้วยดรรชนี ที่เรียกว่า keys ดังนั้น การที่จะเรียกข้อมูลที่ต้องการเกี่ยวกับ drawing หรือ sub assembly ต้องเรียกตาม keys ที่เชื่อมระหว่าง table ไปจนถึง table ที่มีข้อมูลที่ต้องการ

คนเขียนซอฟท์แวร์สำหรับใช้ในงาน PDM ต้องกำหนด field หรือ column ในฐานข้อมูล และ keys สำหรับการเชื่อมโยงฐานข้อมูล เข้าด้วยกัน การกระทำดังกล่าวอาจเรียกได้ว่าเป็นการสร้าง data model ของซอฟท์แวร์นั้นๆ ซึ่ง data model สามารถแก้ไข ปรับปรุงให้ตรงกับความต้องการในการใช้งานได้

การกำหนดความสัมพันธ์ของข้อมูล เป็นงานยากพอสมควร เช่นเดียวกับการเขียนโปรแกรมซึ่ง ถ้าผิดก็สามารถทำให้เกิดความเสียหาย กับ ฐานข้อมูล PDM ได้ หรืออาจได้รับข้อมูลที่เป็นผลลัพธ์ออกมาผิด ๆ เช่น การดูข้อมูล ชิ้นส่วน หรือ ที่ถูกนำไปประกอบ อาจให้ผลออกมาผิดพลาด

การนำซอฟท์แวร์เพื่องาน PDM ที่มีความซับซ้อนของโครงสร้างฐานข้อมูลมาก ๆ มาใช้ จะต้องทำการทดสอบกับฐานข้อมูล ที่เหมือนกับงานจริงเสียก่อน ทุกครั้งที่ซอฟท์แวร์ออกเวอร์ชันใหม่ผู้ดูแลระบบ ก็ควรทำเช่นเดียวกันคือทดสอบกับข้อมูลจริง หากได้ผลลัพธ์ออกมาถูกต้อง จึงสามารถนำมาใช้ได้ หากได้ผลลัพธ์ไม่ตรงกับของเดิม ก็ควรรายงานข้อผิดพลาดให้ผู้พัฒนาแก้ไข ข้อผิดพลาดนั้น

เจ้าหน้าที่ หรือพนักงานที่ได้รับการอบรมการใช้ PDM ไม่เพียงพอ อาจทำให้เกิดความผิดพลาด จากการเก็บข้อมูลที่ไม่อัพเดท ลงไปแทนข้อมูลชุดล่าสุด จึงทำให้ ผู้ผลิตบางราย ผลิตชิ้นส่วน แบบเก่าออกมา เสียเปล่า โดยไม่รู้ตัว

การจัดเก็บ และการเรียกใช้ข้อมูล CAD ในระบบ PDM จะใช้เวลานานกว่า การจัดเก็บ และการเรียกใช้ปกติ ที่ปราศจากระบบ PDM ระบบขององค์กรใหญ่ซึ่ง มีการตั้ง เซิร์ฟเวอร์ อยู่คนละที่กับ เครื่องลูกข่าย และ มีโครงสร้างของฐานข้อมูลที่ซับซ้อน จำเป็นที่จะต้องมีการตรวจสอบข้อมูล CAD ที่เข้า - ออก มากกว่า ระบบที่อยู่ภายในสถานที่เดียวกัน
ถ้าเทียบกับประโยชน์ที่ได้รับจาก ระบบ PDM การจัดเก็บ และการเรียกใช้ข้อมูล CAD ที่ช้ากว่าเดิม ก็ยังถือว่ายอมรับได้

ปัจจัยคือผู้ใช้

การออกแบบฐานข้อมูลเพื่อตอบรับกับระบบทั้งองค์กร คือ ขอบข่ายงานสำหรับ โปรแกรมเมอร์ ซึ่งเหมือนการเข็นครกขึ้นภูเขา โปรแกรมฐานข้อมูลส่วนใหญ่ที่ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ คือ โปรแกรมที่มีการกำหนดขอบข่ายงานอย่างชัดเจน เช่น การขายหน้าร้าน , โปรแกรมจัดการสายการบิน ,ระบบธนาคาร การเงิน ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับจำนวนข้อมูลที่มีมากมายมหาศาล มีการส่งผ่านข้อมูลที่คล้าย ๆ กัน แต่ไม่ซับซ้อน

ในองค์กรส่วนใหญ่ พนักงานมักจะทำงาน ที่เป็นงานเอกสารทั่วไป และการรับ อีเมล์ และใช้โปรแกรมทั่ว ๆ ไป เช่น MSWord ซึ่งการขอเปลี่ยนแบบของผลิตภัณฑ์ อาจใช้การพิมพ์โดยใช้ Microsoft Word ลงในฟอร์มที่มีอยู่ซึ่ง แต่ละฝ่ายมีความเข้าใจตรงกันอยู่แล้ว

แต่การใช้ ระบบ PDM จะมีกระบวนการที่เป็นระบบมากกว่า ตัวอย่างเช่น หากต้องการเปลี่ยนแปลงชิ้นส่วนที่ใช้ จะต้องเลือกคำสั่ง Correct Order ซึ่งจะต้องใส่ข้อมูลในฟอร์มให้เสร็จสมบูรณ์ ระบบจึงจะทำงานต่อได้ หากฟอร์มไม่สมบูรณ์ ระบบ อาจหยุดทำงานได้ ซึ่งบางระบบอาจให้มีการยกเลิกคำสั่งหากข้อมูลในฟอร์มไม่สมบูรณ์ คำสั่งและเมนูในการใช้ จะกลายเป็นเรื่องซับซ้อน มากขึ้น เพราะเมนูของซอฟท์แวร์ CAD ก็มีมากอยู่แล้ว

ผู้ขายซอฟท์แวร์ PDM โต้ว่า จุดแข็งของ ระบบ PDM คือ การป้องกันความผิดพลาดที่จะเกิดขึ้นในระบบ และโต้ว่า พนักงานสามารถอบรมให้ใช้งานได้เป็น และผู้ดูแลระบบ จะสามารถ ปรับกระบวนการทำงานให้ง่ายขึ้นได้
หากคำกล่าวอ้างนี้เป็นจริง การอบรมที่เข้มข้น และการปรับโปรแกรมอย่างจริงจัง สำหรับพนักงานหลาย ๆ ระดับงาน ก็คงจะต้องใช้เงินก้อนโตสำหรับการนำ ระบบ PDM มาใช้อย่างแน่นอน

ระบบ PDM ที่ดีต้องการ การจัดตั้งที่รวดเร็ว และปรับปรุงให้เข้ากับงานได้บ้าง แต่ไม่ต้องถึงกับเขียนโปรแกรมเพิ่ม และราคาที่สมเหตุสมผล

ผู้ขายต้องสานฝัน

ผู้พัฒนาและให้บริการระบบ PDM ในปัจจุบัน ต้องการขยายขอบข่ายการทำงานของ ระบบ PDM ขึ้นสู่ระดับ องค์กร ซึ่งหมายถึงการเชื่อมโยงข้อมูลให้เข้ากันหมด ทุกฝ่าย ทุกแผนก จึงใช้คำเรียกใหม่สำหรับระบบนี้ว่า PLM ซึ่งย่อมาจาก Product Lifecycle Management ซึ่งบริษัทใหญ่ ๆ อย่าง IBM หรือ EDS ต่างมองแนวธุรกิจนี้ว่าจะเป็นความหวังสำคัญในอนาคตข้างหน้า

บริษัทใหญ่ ๆ ส่วนหนึ่งขยายขอบข่ายการทำงานของ ระบบ PDM ขึ้นสู่ระดับ องค์กร และทำการเปลี่ยนชื่อของซอฟท์แวร์ ดังตาราง

Company	Enterprise PDM product	Former product name
Electronic Data Systems (EDS)	TeamCenter Enterprise	Metaphase
Dassault Syst่mes	Enovia PM	IBM Product Manager
Parametric Technology Corporation (PTC)	Windchill
SAP	SAP-PLM
MatrixOne	Ematrix	Matrix
Eigner	Eigner PLM	Axalant/CADIM EDB

การนำระบบ PDM มาใช้ทั้งองค์กรไม่ใช่เรื่องเล็ก ๆ ที่จะให้บริษัทใดมาทำก็ได้ เปรียบเสมือน งานก่อสร้างอาคารโครงการใหญ่ ๆ ซึ่งต้องมีการนำเสนอโครงการ ,การวางแผนล่วงหน้า เป็นขั้น เป็นตอนอย่างดี และมีแผนรองรับและรับผิดชอบได้หากเกิดความผิดพลาด ,ผู้ก่อสร้างต้องมีประวัติการทำงานที่ดี ไม่เคยทิ้งงาน .มีบุคคลากรที่มีความเชี่ยวชาญ หากมีตัวอย่างลูกค้าที่ประสบความสำเร็จอยู่แล้ว ยิ่งประกอบการพิจารณาได้มาก
ผู้ใช้เองต้องมีความตั้งใจ จริงจัง และให้ความร่วมมือในการนำระบบนี้ มาใช้งาน จึงจะทำให้องค์กรเข้าสู่ระบบที่ดีและ สมบูรณ์แบบ อย่างแท้จริง

---

เอกสารอ้างอิง
PDM Information Company: Understanding Product Data Management
CAD/CAM Publishing: Understanding enterprise PDM